Autrefois, les entreprises devaient faire face à une multitude de défis pour gérer leur facturation. Les professionnels du BTP en particulier devaient jongler avec une grande quantité de factures, de devis, de contrats et de bons de commande. Ce qui rendait leur travail encore plus complexe. Heureusement, l’avènement des logiciels de facturation en ligne a changé la donne. Ces outils offrent des fonctionnalités innovantes qui permettent d’automatiser l’ensemble du processus, mais comment choisir le bon logiciel ? Aussi, comment être sûr de la certification du logiciel choisi ? Ce sont autant de questions auxquelles vous trouverez de réponses à travers cet article.
Les fonctionnalités des logiciels de facturation en ligne
Les logiciels de facturation en ligne sont devenus aujourd’hui un outil indispensable pour les entreprises de BTP en particulier et tous les artisans professionnels en général. Ces outils offrent de multiples fonctionnalités et vous pouvez découvrir ce logiciel de facturation pour le BTP à titre d’exemple.
La création et personnalisation de devis et factures
Un logiciel de facturation, c’est avant tout un outil de création et d’émission de factures et telle doit être sa première fonctionnalité. En effet, la quasi-totalité de ces outils pour BTP permettent aux entreprises de créer facilement des devis et des factures personnalisées. Ces outils offrent des modèles préétablis qui peuvent être facilement adaptés pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Les entreprises peuvent personnaliser les champs de leurs factures pour inclure leur logo, leur adresse, leur numéro de téléphone et leurs conditions de paiement.
De plus, les outils de facturation en ligne offrent des options pour convertir facilement les devis en factures une fois qu’ils ont été acceptés. Ils permettent également de les authentifier plus facilement.
La signature électronique
Les logiciels de facturation en ligne ont aussi ceci de particulier qu’ils permettent aux entreprises d’ajouter une signature électronique à leurs devis et factures. Ce qui facilite la validation et la mise en œuvre des contrats. En effet, les documents peuvent être signés électroniquement sans avoir besoin d’une présence physique. Les délais de traitement des contrats sont donc réduits, ce qui permet de conclure plus rapidement des transactions commerciales.
Avec cette option, les entreprises n’ont plus besoin de dépenser de l’argent pour l’achat de timbres ou de papier. Vous n’avez également plus besoin de louer d’espace de stockage pour les archives. Par ailleurs, une fois que les devis et factures sont édités, ils peuvent être envoyés très facilement.
L’envoi des documents par email
Une autre fonctionnalité des logiciels de facturation en ligne est la possibilité pour les professionnels du BTP d’envoyer des documents à leurs clients par email. En quelques clics seulement, les documents sont transmis à leurs destinataires qui peuvent les consulter et les télécharger à tout moment.
Aussi, les entreprises peuvent programmer l’envoi de rappels de paiement. Les rappels sont envoyés automatiquement par email aux clients qui n’ont pas réglé leurs factures à temps. Et ce n’est pas tout !
Les emails envoyés sont suivis depuis l’interface graphique du logiciel. Ainsi, les entreprises peuvent savoir si leurs emails ont été ouverts ou non, et si les documents ont été téléchargés ou pas.
Imaginez que vous êtes une entreprise de prestations et services BTP disposant d’un tel logiciel à votre actif ! Vous gagnerez du temps et ceci vous permettra d’améliorer votre gestion de la relation client (CRM) et de booster radicalement votre productivité.
L’intégration avec d’autres outils de gestion d’entreprise
Un logiciel de facturation en ligne est bien entendu cet outil que vous pouvez utiliser pour éditer vos factures. Mais il ne se limite pas uniquement à la facturation.
Les logiciels de facturation en ligne peuvent être intégrés à d’autres outils de gestion d’entreprise tels que les outils de gestion de projet ou de livraison. Cela permet tout simplement d’automatiser certaines tâches telles que la création de factures et de devis, l’envoi de rappels de paiement, la gestion des stocks et des achats et bien d’autres. Par conséquent, les entreprises peuvent réduire simplement la charge de travail manuel.
Mais tout cela n’est possible que lorsque vous possédez un bon logiciel de facturation en ligne. Quels sont alors les critères à prendre en compte pour être sûr de faire le choix idéal ?
Les critères essentiels pour choisir le bon logiciel de facturation en ligne
Lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de facturation en ligne, il n’est pas du tout question de jouer à un jeu de tombola. Il y a des critères bien définis que vous devez prendre en compte pour trouver celui qui convient réellement à vos besoins.
Tout d’abord, il y a la facilité d’utilisation du logiciel en question. L’interface GUI doit être intuitive pour permettre aux utilisateurs de créer des factures rapidement et facilement, sans avoir besoin de compétences techniques particulières. L’application doit être facile à naviguer et les fonctionnalités importantes doivent être facilement accessibles. Les menus doivent être clairement étiquetés et vous devez pouvoir les reconnaitre facilement.
Par ailleurs, il est important que le logiciel soit compatible avec les autres outils de gestion que vous utilisez. Par exemple, il doit être en mesure de se synchroniser avec votre logiciel de comptabilité, votre logiciel de gestion de projet ou encore votre CRM. Cela va permettre une meilleure gestion de vos tâches administratives et vous permettra de gagner du temps.
Enfin, vous pouvez vous en douter, il est crucial de choisir un logiciel de facturation en ligne qui soit conforme aux normes en vigueur. Le logiciel doit respecter les normes en matière de protection des données et de sécurité informatique pour prévenir les attaques extérieures et garantir la sécurité des données. Il doit également être conforme aux lois fiscales en vigueur pour permettre une gestion fiscale optimale de votre entreprise.
Ce dernier critère est incontournable et c’est pourquoi il existe aujourd’hui des logiciels dits certifiés que vous pouvez trouver avec toutes les garanties possibles.
Les logiciels de facturation en ligne certifiés
Les logiciels certifiés sont assurément des outils authentiques qui, en plus de leur qualité supérieure, sont conformes aux normes en vigueur. En BTP, puisque c’est de ce secteur qu’il est question, vous trouverez les packs logiciels de jlogiciels.fr. Ce site propose toutes sortes de logiciels pour optimiser tous les aspects de la gestion de votre entreprise, de la facturation à la formation des employés. Entre autres, il y a :
- Logiciel Trésorerie ;
- Logiciel caisse ;
- Logiciel Stock.
Ils sont tous certifiés et offrent de nombreuses fonctionnalités innovantes pour tous les secteurs d’activité.
